撰寫英文書信是商務和個人溝通中必不可少的一項技能。一封寫得好的英文書信可以清晰有效地傳達你的訊息，並給收信人留下良好的印象。
本篇將帶你逐步了解撰寫英文書信的 4 個必備步驟：開頭、主旨句、內文段落和結尾。透過遵循這些步驟，你將能夠寫出組織良好、清晰且專業的英文書信。
以下是撰寫英文書信開頭的步驟：
-
寒暄語：以適當的寒暄語開頭，例如：
- Dear Mr./Ms. [收信人姓名]：尊敬的 [收信人稱謂]
- Hi [收信人姓名]：嗨，[收信人姓名]
-
開場白：簡潔地說明寫信的目的。例如：
- I am writing to inquire about...：我寫信是想詢問...
- I am contacting you to...：我聯絡您是為了...
範例：
Dear Ms. Chen,
I am writing to inquire about the availability of your conference room on May 15th. We are planning a small meeting with our team and would like to book the room for the afternoon.
請持續關注後續章節，了解如何撰寫英文書信的主旨句、內文段落和結尾。
目錄
開頭
寫英文書信的開頭非常重要，它能抓住收信人的注意力並建立良好的第一印象。以下是撰寫英文書信開頭的步驟：
-
寒暄語：以適當的寒暄語開頭，例如：
- Dear Mr./Ms. [收信人姓名]：尊敬的 [收信人稱謂]
- Hi [收信人姓名]：嗨，[收信人姓名]
-
開場白：簡潔地說明寫信的目的。例如：
- I am writing to inquire about...：我寫信是想詢問...
- I am contacting you to...：我聯絡您是為了...
整理表格：
| 寒暄語 | 開場白 |
|---|---|
| Dear Mr./Ms. [收信人姓名] | I am writing to inquire about... |
| Hi [收信人姓名] | I am contacting you to... |
範例：
Dear Ms. Chen,
I am writing to inquire about the availability of your conference room on May 15th. We are planning a small meeting with our team and would like to book the room for the afternoon.
注意事項：
- 開頭應簡潔且直接了當。
- 使用正式的語氣和禮貌的用詞。
- 避免使用縮寫或俚語。
- 根據收信人的關係和熟悉程度選擇合適的寒暄語。
主旨句
主旨句是英文書信的核心部分，它明確說明信件的主要目的。以下是撰寫英文書信主旨句的步驟：
- 簡潔明瞭：用一句話清楚地表達信件的主旨。
- 使用動作動詞：使用動詞來描述你希望收信人採取的行動。
- 避免使用含糊不清的語言：使用具體的字詞，不要使用含糊不清的語言。
整理表格：
| 主旨句結構 | 範例 |
|---|---|
| [動作動詞] + [名詞] | I am requesting a refund for my order. |
| [名詞] + [介系詞片語] | The purpose of this letter is to inquire about... |
範例：
- I am writing to request a refund for my order.
- The purpose of this letter is to inquire about the availability of your conference room.
注意事項：
- 主旨句應簡潔有力，不要過長或冗贅。
- 確保主旨句與開場白相呼應。
- 避免在主旨句中使用縮寫或俚語。
- 根据信件的需要，可以使用單獨的主旨句或包含在開場白中。
提示：
如果你不確定如何寫主旨句，可以先起草信件的其餘部分，然後再回頭總結主要目的。
內文段落
內文段落是英文書信的主體部分，用於詳細說明信件的內容。以下是撰寫英文書信內文段落的步驟：
- 條理清晰：使用分段落的方式組織你的內容，每個段落討論一個特定主題。
- 支持性論述：使用具體的例子、證據或論據來支持你的觀點。
- 過渡詞：使用過渡詞來連接段落並引導讀者。
整理表格：
| 過渡詞 | 用途 |
|---|---|
| Firstly, Secondly, Finally | 列舉項目 |
| However, Nevertheless | 表示對比 |
| For example, In addition | 提供例子或額外資訊 |
| Therefore, Consequently | 表示因果關係 |
範例：
Firstly, I would like to express my dissatisfaction with the product I recently purchased. Secondly, I would like to request a refund. Finally, I would like to know what steps I can take to prevent this from happening again.
注意事項：
- 內文段落應簡潔有力，避免冗贅。
- 使用正式的語氣和禮貌的用詞。
- 根據需要使用過渡詞來加強段落之間的連貫性。
- 適當地使用標點符號和換行。
提示：
在撰寫內文段落時，可以先列出要點，再逐一展開說明。
結尾
英文書信的結尾用於總結信件的主要內容並提出後續行動。以下是撰寫英文書信結尾的步驟：
- 總結重點：簡要地總結信件的主要內容。
- 後續行動：清楚地說明你希望收信人採取的後續行動（如有）。
- 禮貌用語：以禮貌用語結束信件。
整理表格：
| 禮貌用語 | 用途 |
|---|---|
| Thank you for your time and consideration. | 感謝收信人花時間閱讀信件 |
| I look forward to hearing from you soon. | 期待收信人的回覆 |
| Please do not hesitate to contact me if you have any questions. | 邀請收信人如有疑問請聯繫 |
範例：
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon regarding my refund request.
注意事項：
- 結尾應簡潔有力，不要過長或冗贅。
- 使用正式的語氣和禮貌的用詞。
- 根據需要提出明確的後續行動。
- 避免在結尾中使用縮寫或俚語。
提示：
在撰寫結尾時，可以先回顧信件的開頭和主旨句，並適當地呼應它們。
總結
恭喜你完成了英文書信寫作指南的學習！透過遵循本篇中的步驟，你已經具備了撰寫組織良好、清晰且專業的英文書信所需的技能。
讓我們回顧一下撰寫英文書信的 4 個必備步驟：
- 開頭：以寒暄語開頭，簡潔地說明寫信的目的。
- 主旨句：用一句話清楚地表達信件的主要目的。
- 內文段落：條理清晰地詳細說明信件的內容，使用具體的例子和證據來支持你的觀點。
- 結尾：總結信件的主要內容，提出後續行動（如有），並以禮貌用語結束信件。
記住，練習是進步的關鍵。多多練習寫英文書信，你將能夠自信地用英文進行書面溝通。
範例：
Dear Mr. Smith,
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon regarding my application for the Marketing Manager position.
Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
Sincerely, [你的姓名]
透過遵循這些步驟，你將能夠寫出令人印象深刻的英文書信，有效地傳達你的訊息並建立良好的溝通。
常見問題Q&A
1. 寫英文書信時，我應該使用什麼語氣？
答：在寫英文書信時，應使用正式、禮貌的語氣。避免使用俚語或縮寫，並使用完整的句子和適當的標點符號。
範例：
- 正式：Dear Mr. Smith, I am writing to inquire about...
- 非正式：Hey John, What's up?
2. 如何撰寫一個強而有力的主旨句？
答：主旨句應簡潔明瞭，清楚地表達信件的主要目的。使用動作動詞並避免使用含糊不清的語言。
範例：
- 強而有力：I am requesting a refund for my order.
- 薄弱：I have a question about my order.
3. 我應該在信中使用多少段落？
答：信件的段落數取決於內容的長度和複雜性。一般來說，建議將信件分成幾個簡潔的段落，每個段落討論一個特定主題。
範例：
- 簡單的信件：開頭、主旨句、結尾
- 複雜的信件：開頭、主旨句、多個內文段落、結尾
4. 如何適當地結束一封英文書信？
答：在結束英文書信時，應使用禮貌用語，例如「Thank you for your time and consideration」或「I look forward to hearing from you soon」。避免使用過於隨意的用語或縮寫。
範例：
- 禮貌：Thank you for your time and consideration.
- 不禮貌：TTYL (Talk to you later)
5. 我應該如何校對我的英文書信？
答：在寄出英文書信之前，請仔細校對是否有拼寫、語法和標點符號錯誤。你也可以請他人幫你審閱信件。
範例：
- 校對事項：拼寫、語法、標點符號
- 審閱者：同事、朋友、家人